¿Para qué sirven las tablas dinámicas? Si eres contador, director de finanzas, o dueño de una empresa, lo más seguro es que estés buscando una solución para poder organizar, visualizar y analizar datos rápidamente. Para ello, existen las tablas dinámicas, herramientas de Excel con las que podrás crear diferentes vistas de datos según los filtros que definas, permitiéndote analizar grandes cantidades de datos fácilmente.

Una tabla dinámica te permite:

• Resumir y organizar datos para poder analizarlos
• Hacer rápidas comparaciones entre datos
• Analizar información claramente y sin necesidad de tener todos los datos en una sola hoja de Excel

Y aunque todo esto suena muy bien, hay algunas desventajas con las tablas dinámicas que muchas empresas no tienen en cuenta al momento de automatizar sus procesos.

Desventajas de las tablas dinámicas para tu empresa

Cuando los contadores o directores financieros necesitan analizar rápidamente grandes cantidades de datos, y al hacerlo, se encuentran con que el proceso es tedioso, repetitivo y confuso, se dan cuenta de la importancia de contar con una herramienta que mantenga la información ordenada y permita el fácil acceso y análisis de los datos. 

Por esto, muchos recurren a las tablas dinámicas.

El problema viene cuando adoptan esta tecnología sin pensar en las desventajas a futuro, ya que, a medida que la empresa sigue creciendo, las tablas dinámicas generan conflictos cada vez mayores en la información de la empresa. Por ejemplo:

• Datos desactualizados
• Errores de cálculo
• Enormes cantidades de datos que crecen cada día más
• Desorganización de la información
• Aumento en los tiempos de trabajo

Por esto, es importante conocer algunas de las desventajas de las tablas dinámicas, así puedes tenerlo en cuenta al momento de elegir las herramientas adecuadas para realizar este importante trabajo como es la gestión de tu empresa.

Algunas desventajas son:

1. Falta de funcionalidades

Las tablas dinámicas no son tan flexibles como una empresa realmente necesita que sean. 

No realizan importantes acciones que cualquier empresa necesita, como analizar automáticamente el inventario de la empresa, sugiriendo las cantidades necesarias a comprar para reabastecer el inventario, ni tampoco ofrecen la posibilidad de analizar diferentes datos entre distintos departamentos. 

Además, hay cálculos que pueden parecer simples, pero que no son soportados por las tablas dinámicas.

2. Es confuso visualizar la información

Si eres dueño de una empresa o director de finanzas, es posible que si echas un vistazo a una tabla dinámica de Excel donde tu departamento contable lleva toda la información financiera, sea algo inentendible para ti.

Esto es porque para entender fácilmente y de un vistazo estas tablas, debes ser un experto en el manejo de Excel o todo resultará confuso y el proceso de análisis será mucho más demorado.

Incluso, cuando la empresa es más grande, se deben conocer fórmulas y saber cómo crear más y más tablas dinámicas para poder manejar toda esa información, lo que lleva a tener que contratar expertos en Excel para poder manejar esta parte.

3. Son propensas a los errores

Las tablas dinámicas son propensas a los errores, más aún cuando la cantidad de información es muy grande.

Entre tantos datos, puede ser confuso para el departamento contable encontrar y analizar la información necesaria, llegando a experimentar más errores humanos y mucha más demora en sus procesos.

Es verdad que las tablas dinámicas son la solución ideal para los primeros años de una empresa, pero cuando tu empresa tiene muchos años operando y ya se manejan grandes cantidades de datos, es necesario contar con una solución mucho más óptima.

Sustituto de las tablas dinámicas en tu empresa

Muchas empresas se conforman con herramientas básicas que no cumplen con todas sus necesidades, sin saber que hay una forma mucho más fácil y efectiva.

Existen programas con los que puedes almacenar y visualizar todos los datos que necesites con un solo clic.

Incluso, puedes conocer de un vistazo el producto más vendido, la facturación del día o cuánto necesitas de un producto para reabastecer el inventario.

Estos software se conocen como ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y se encargan de toda la parte operativa y financiera de tu empresa, para que puedas decirle adiós a Excel y no tengas que desperdiciar más tiempo creando tablas y haciendo cálculos manuales.

Son sistemas completos que cuentan con todo lo que tu empresa necesita para seguir creciendo sin límites.

Además, se pueden añadir módulos que trabajen en conjunto con el sistema, como el Director Analítico, con el que podrás:

• Configurar una sola vez los reportes que necesites para luego poder verlos enseguida
• Visualizar todos los datos en tiempo real
• Generar informes con un clic
• Gestionar permisos para que vean lo que tú quieres que vean

Esperamos que te haya ayudado este artículo. Si tienes alguna duda y te gustaría contactar con el equipo de Director, puedes hacerlo desde aquí.