Si aún no sabes qué funcionalidades debe tener un buen ERP para ser una adición de valor para tu empresa, en este artículo te contaremos cómo elegir el mejor ERP según las necesidades de tu negocio.

Para empezar, un software ERP es mucho más que un software de punto de venta, ya que este permite manejar toda la logística de tu empresa en un solo lugar. Es por esto que es tan importante que evalúes bien tus opciones y te asegures de que el ERP que escojas sea uno que asegure el crecimiento de tu empresa por mucho tiempo.

¿Cómo elegir un software ERP de calidad?

1. Tu ERP debe automatizar la contabilidad y finanzas

La fácil gestión de la contabilidad y finanzas de la empresa es el pilar más importante de un ERP.

Es necesario que el software ERP que elijas permita registrar cada uno de los movimientos realizados en todos los departamentos de la empresa y pueda, además, generar reportes masivos en cuestión de minutos. 

Además, debe poder manejar todas las exenciones y descuentos de IVA que requiere la normativa de impuestos en Costa Rica, facilitando así la declaración de impuestos para los contadores.

La idea es que el departamento de contabilidad pueda olvidarse de todos esos procesos manuales que demoran horas, como por ejemplo:

• Revisar todos los elementos de cada factura para dar con una inconsistencia
• Solicitar información a cada departamento para visualizar las finanzas de la empresa y tomar decisiones importantes
• Realizar cálculos una y otra vez para el cierre contable

El ERP está para evitar errores humanos y agilizar procesos tediosos y manuales que se hacen más notables en el departamento de contabilidad, uno de los departamentos más importantes para el crecimiento de la empresa.

Así que si al elegir un ERP el módulo de contabilidad y finanzas no cumple con todas las funcionalidades que necesita tu empresa, mejor considerar otras opciones de ERP.

2. Un ERP debe automatizar la gestión del inventario

Algo muy común en muchas grandes empresas es la preocupación de no tener el control del inventario.

Ya sea porque no se confía en los empleados, o porque se quiere un control detallado de los productos para evitar la desorganización que crea retrasos en entregas y pedidos.

Para asegurarte de que el funcionamiento de tu empresa no se vea afectada por un desastre en el inventario, existe una funcionalidad del ERP llamada ‘Gestión del inventario’.

Gracias a él tendrás el control de todo el inventario de la empresa. Incluso podrás programar automáticamente tomas de inventario para asegurar que todos los productos se encuentran dónde deben estar.

Esta es una de las funcionalidades que no deben faltar en un ERP, y que, de estar mal implementada, llevará a problemas como:

• No logras ubicar los productos
• No conoces el valor total de tu inventario
• Muchos productos se pierden y no tienes forma de realizar tomas físicas
• Necesitas conocer el movimiento de un producto pero no tienes el registro
• Y más.

Para evitar problemas a futuro, elige un ERP que ofrezca todas las funcionalidades para manejar correctamente el inventario: almacenar los productos que tiene la empresa, indicar la cantidad de los productos, administrar diferentes almacenes, ubicaciones y sub ubicaciones, generar tomas físicas aleatorias o programadas, administrar los diferentes movimientos y documentos de inventario, contar con diferentes modelos de rotación y clasificación de productos, múltiples formatos de Kardex y valor del inventario…

La lista es enorme. Así que si el software ERP que estás considerando no cumple alguna de estas funciones, mejor olvídalo y piensa en otras opciones de ERP.

3. Un ERP que automatice los recursos humanos

¿Cuántos días le toma a recursos humanos realizar el pago de nómina? Al menos un día entero si se realiza en una empresa pequeña.

Con un ERP esto puede hacerse en minutos. No hace falta contar horas extras ni días fuera, todo se calcula automáticamente para realizar la transferencia.

Algo importante que necesitarás si tu empresa es de Costa Rica, es que el ERP pueda ser integrado con los bancos del país, así incluso las transferencias las realizará el sistema por sí solo.

Algunas funcionalidades que debe tener este módulo son:

• Realizar ajustes de salario
• Administrar permisos con y sin goce de salario, vacaciones, incapacidades, etc.
• Descuento automático al realizar préstamos
• Descuentos automáticos para ahorros
• Emitir reportes listos para subir a la Caja Costarricense del Seguro Social
• Y más.

Administrar esta parte es una funcionalidad que todo ERP debe tener para permitirle al departamento de recursos humanos librarse de tareas tediosas y repetitivas, y así poder enfocarse en ayudar a crecer la empresa.

4. Un ERP debe facilitar la conciliación bancaria

Una funcionalidad a la que muchos no dan importancia, es la de comparar los movimientos registrados en el sistema con el estado de cuenta del banco.

Algo que sucede muchas veces es que no cuadra el balance entre el sistema y la cuenta bancaria. Aquí es cuando el contador o el encargado de finanzas debe comparar cada uno de los movimientos registrados en el sistema con el estado de la cuenta, lo que se traduce en perder muchas horas realizando una tarea tediosa.

Un software ERP debería ofrecer la solución a esto, evitando el trabajo tedioso de comparar, calcular y repetir el proceso hasta que cuadren los números.

Por ejemplo, Director ERP brinda la opción de importar el estado de cuenta de algunos bancos de Costa Rica para hacer la comparación con el sistema automáticamente, generando los movimientos que falten.

Puede sonar sencillo, pero la próxima vez que enfrentes esta situación sabrás que es mejor evitarlo y tener la tranquilidad y eficacia que brinda un software ERP con esta funcionalidad. No la obvies al momento de elegir un ERP para tu empresa.

5. Gestionar las compras de la empresa

Gestionar las compras es una de las prioridades de las empresas.

Un software de logística que no ofrezca la opción de visualizar fácilmente la cantidad de productos que necesitas para reabastecer tu inventario, está incompleto.

Un ERP no solo evita todos los cálculos manuales, también reduce el margen de error al mínimo, permitiéndote comprar lo necesario para continuar con tus ventas sin excederte ni quedarte corto.

Esta funcionalidad del ERP debería poder:

• Realizar un reabastecimiento oportuno del inventario al analizar la compra de productos en determinado tiempo
• Ofrecer diferentes modelos de proyección de compras
• Generar un análisis automático con las estadísticas de venta, estadísticas de consumo y proyección de inventarios
• Exportar las órdenes de compra para los diferentes sistemas de tus proveedores
• Administrar los cálculos de importación, partidas arancelarias, impuestos y otros costos de importación con diferentes modelos de prorrateo o distribución de costos
• Y más.

Si la funcionalidad de ‘Compras’ del ERP que estás considerando cumple con esta lista, considéralo una buena opción para maximizar los recursos de tu empresa.

6. Visualizar información en tiempo real sin necesidad de Internet

De nada sirve tener todas estas funcionalidades que te contamos, si el ERP no maneja la información en tiempo real.

¿Por qué es tan importante?

• Porque puede que lleves las compras, ventas, recursos humanos, etc., en perfecto estado, pero al momento de tomar decisiones importantes, no tienes acceso a la información actualizada y debes ir departamento por departamento, pidiendo actualizaciones.

• Porque es posible que tus vendedores ofrezcan un producto que ven con disponibilidad en el sistema, pero cuando actualizan resulta que ya no estaba disponible en el inventario.

• Porque el departamento de contabilidad debe solicitar la información a ventas, recursos humanos y cada área donde se mueva dinero en la empresa para poder cerrar los números del día.

Por ello es necesario que la información se encuentre siempre actualizada, en tiempo real y sin necesidad de estar conectado a Internet.

Así podrás visualizar siempre el estado actual de toda la empresa, sin necesidad de enviar emails solicitando información.

Existen muchas funcionalidades que todo ERP de calidad debe tener, estas son solo algunas de las más importantes para que puedas tenerlo en cuenta a la hora de elegir un ERP para tu empresa en Costa Rica.

Recuerda que si tienes dudas sobre los sistemas ERP y te gustaría aclararlas con el equipo de Director, puedes contactarnos haciendo clic aquí.